仕事の効率を良くするたった一つの鉄則

私Ms.Cはとにかく忙しいです。何故か?沢山の仕事を持っているからです。

主な仕事は、子育て・家事・自分の仕事。その他に自分のメンテナンスをし、少し息抜きもしたいと考えたら、やみくもに動いていては24時間に収まりません。

そんな中でもたった一つの鉄則を使う事で、それぞれの仕事の効率を良くすることができます。そして更なる時間を手にすることができます!

 

仕事の効率を良くするたった一つの鉄則

やりたい事ではなく、やるべき事から手を付けろ!

やるべき事は書き出して、締切りが迫っている順に取り組みます。これです!これしかありません。

説明

何となく抽象的な感じがするので、具体例を挙げます。

外での仕事の場合

  • 締切が早い仕事の順に手を付ける
    残業が多い人の特徴に、【その時の気分でやりたい事から手を付ける】【今やっていることを切り上げることができず、すぐに着手すべき仕事が急に舞い込んできた時に手をつけるのが遅れる】というものがあります。単純に自分の仕事だけできればいいのですが、途中で来客対応・電話対応・上司から何かを言いつけられる等の雑事が入ることがありますよね。すると、締め切りがあるやるべき事は後回しになり、結局残業することになります。

    出社したら毎日、手帳に締め切りが早い順に仕事を書き込み、その順に仕事をしましょう。

家事・子育ての場合

  • 先ず絶対にやるべき事はトイレに行くこと
    「こんなの当たり前でしょ!?」って思いますか?「意外とわかる…」と思う方が多いのではないでしょうか?片づけをしている時・洗濯を干している時・皿を洗っている時etc。「ちょっとトイレに行きたいな」と頭に思い浮かんでも、「これを済ませてから」と思うこともあるでしょう。しかし!子育て中はそれが命取り。

    途中で子供が愚図り始めたり、喧嘩をしたり、ジュースをこぼしたりして、対応している間に時間はどんどん過ぎていきます。一時はトイレのことを忘れていても、「子供を泣き止ませるためにおんぶをした瞬間」「出掛けるぞと家を出た瞬間」に自分がトイレに行きたかったことを思い出し、後悔することになります。

  • 次にやるべきことは食事
    私Ms.Cは5歳・2歳・1歳の母です。朝から目が回るほど忙しく動いて、夕方。本当に目まいを起こすことがあります。そんな時に気付くのが、
    「あ~、朝から何も食べていなかった…。」子育て中は、自分が食べるのは後回しにしてとにかく子供に食べさせて・片づけをしての連続です。体力が続かないし、イライラして子供にあたってしまう原因にもなるので、トイレの次に食事を優先しましょう
  • 次にやるべきことは身だしなみ
    子供の事を優先して、起きたままのボサボサの髪・顔も洗っていない・パジャマのままという状態で昼が近づいてくるとイライラしませんか?宅急便が来たり、近所の人が突然訪ねてきたりすると恥ずかしいですよね。いざ出掛けるぞ!となってから自分の身だしなみを整え始めると、今までスムーズだった流れが遮断されて子供が急に愚図り始めたり、待ち時間におもちゃを出してしまい、また片付け…なんてことになります。身だしなみも優先しましょう。

以上の3つさえ済ませておけば、全ての事に落ち着いて対処することができます。

残業をなくす方法

外での仕事の効率を良くして何が起こるか?一番分かり易いのは、残業をしなくなるという事です。

残業したくないのは、子供を持っている女性だけではないですよね?

残業しないで自分のメンテナンスや自分を磨く時間を多く持ち、人生そのものの満足感を高めたいと思うのが、30代以上の女性っていうものです。

やるべき事を先に済ませて置けば、それだけでも残業する必要性は格段に減ります。ここでもう一つポイントがあります。

やるべき事を最も効率よく済ませるには

自分が一日の中で一番集中できる時間帯集中時間が何分なのか把握することです。

Ms.Cの場合は、一番集中できる時間帯は午前10時半頃から、集中時間は45分間でした。これは、「何時に起きたか・朝ご飯を何時にどれくらい食べたか」等によって人それぞれです。

このことがわかってから、”締め切りが近い仕事”や、”締め切りが同じ中でも難しい仕事”をこの時間帯に取り組むようになりました。すると、以前は常に2~3時間の残業をしていたのですが、定時ぴったりに仕事を終えられるようになりました。

Ms.Cは税理士補助の仕事をしていました。法律・判例・法解釈を調べたり、煩雑な経理をしている顧客の経理処理を行うのは、疲れていたり気分が乗らない時に簡単にできることではありません。

自分が集中できるのは45分だとわかると、不思議とその時間内に一番煩雑な事が終わるか、ゴールまでの道筋が立てらるようになり、仕事の効率を良くしてくれました。

仕事の効率を良くすると体と心のバランスが整う

私Ms.Cは一日が24時間じゃ足りないと思う時、何かを削ります。削れるものと言ったら、自分の休憩時間や趣味の時間です。
「子供を持ったんだから、人生の中でそういう数年間もあるだろう」
と清々しく諦めています。

仕事にも、プライベートを削ってでも頑張るべき時期があります。楽しんで夢中になれる人もいれば、嫌々ながらも何とかこなしていく人もいるでしょう。どちらのマインドで取り組むにせよ、投げ出さずにやり遂げれば、あなたは素晴らしいです。

ここで大切なのが、忙殺され過ぎて体と心、どちらかorどちらもの調子を崩さないように気を付けることです。

後回しにできることは後回しにする

人間は強いのですが、ふと糸が切れるように崩れ落ちることがあります。崩れたと気づいた時にはどうしようも無いことがあります。ここで具体例を一つ。

Ms.Cの義父は、30代で精神的な病気を発症しました。時代は高度経済成長期でした。がむしゃらに働いて子育てをしている中、自分の精神のコントロールが効かないことがあり、病院に行ったそうです。

すると、
「このまま仕事を続けていたら死ぬよ。今すぐ仕事を辞めて休みなさい。この病気は一生治らないよ。」
と診断されたそうです。

義父は仕事を辞めずに定年まで勤めあげました。順調に出世した仕事人生だったし、今では定年して悠々自適に暮らせる経済力も手にしました。常人とはかけ離れた強い精神力を持っている人なのだと思います。

それでもやはり病気の片鱗が見えることがあります。突然激昂したり、物事を細かく分析しないと気が済まなかったり。日常生活でも、一日に何度も冷蔵庫の中をチェックして賞味期限を把握していないと気が済みません。

狂気っぽいところがあります。”自分がそうなってしまったら怖いな”と思いますよね。義父はすごく真面目で、”一度思ったことが解決するまで手を止められない・手抜きできない・それ以外は考えられない”人です。

物事を順序立てて効率を良くするなんてことは考えずに、全てにがむしゃらに取り組んだ結果、精神バランスを崩した状態で一生を過ごすことになりました。

後回しにできることを省いて、今やるべき事だけを手帳に書き出してみて下さい。あれもこれもと一度に抱え込むのではなく今やるべき事をはっきりと認識できていることが重要です。

後回しにできることに関しては、今日の時点では気楽に考えて頭の隅に追いやってしまいましょう。明日やるべき事ならば、明日になってから考えればいいんです。

頭をクリアな状態にすると自然と心も整う

頭の中が整理されたクリアな状態だと、自然と心にも余裕が生まれます。心が一杯一杯でストレス満載の時には、良いアイディアも生まれないし、難しい仕事をやり遂げる気力も湧いてきません。当然悩むばかりで仕事は先に進まないでしょう。

体と心のバランスが整っていることも仕事の効率を良くするための大切な要素です。

まとめ

今すぐに、やりたい事を置いておいてやるべき事を書き出して下さい。締切が迫っている順に取り組んで下さい

これが仕事の効率を良くするたった一つの鉄則です。

 

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